Nieuwsbrief 4 september 2019: de landelijke self-assessment tool; wat u zelf kunt doen om problemen met scannen te voorkomen; nieuwe datum voor de webinar.

Nog 4 weken tot het einde van de soft launch. In deze nieuwsbrief leest u over de landelijke self-assessment tool, wat u zelf kunt doen om problemen met scannen te voorkomen en de nieuwe datum voor de webinar (English below).

Landelijke self-assessment tool in ontwikkeling

De NMVO ontwikkelt in overleg met KNMP een self-assessment tool voor apotheekhoudenden om prestaties rond de implementatie van de FMD te vergelijken. Deze benchmark geeft op individueel apotheekniveau inzicht in scanprestaties en het aantal alerts. De NMVO merkt dat veel NMVS-gebruikers een beeld willen krijgen van de resultaten van hun inspanningen om het scannen zo effectief mogelijk in werkprocessen te integreren. De landelijke self-assessment tool wordt binnenkort beschikbaar gesteld om te voldoen aan deze wens.

Wat kunt u zelf doen om problemen met scannen te voorkomen?

We zien in de praktijk dat scannen nauw luistert maar dat een hoog succespercentage weldegelijk mogelijk is. Meer dan 400 apotheken scoren hoger dan 99,4% foutloos! Naast de scantest van uw AIS leverancier en de test codes van de NMVO hieronder kunt u zelf een aantal stappen nemen.

Als u een FMD melding krijgt, controleer dan de informatie in uw AIS en het pakje. In meer dan de helft van de gevallen is de scanner die alleen kleine letters doorgeeft het probleem. Vergelijk de code op het pakje met de code in uw scherm. Ziet u dat hoofd en/of kleine letters niet overeenkomen? Doe dan de scantest van de NMVO. Staan daar wel de hoofd- en kleine letters goed? Neem dan contact AIS leverancier.

Testcode

Vorige week plaatsten we de tweede testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D data matrix om uw scanners te testen. We testen met deze 2D code de meest voorkomende fouten van de afgelopen weken. We merken dat in de praktijk de resultaten binnen een bedrijf nog wel eens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

  1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
  2. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
  3. Scan onderstaande code:

Een succesvolle scan geeft als resultaat: (01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST

Uitnodiging Skype update NMVO

Op donderdag 12 september 13:00-14:00 (nieuwe datum!) organiseert de NMVO een webinar.

NMVO nodigt voor dit webinar alle organisaties uit die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd. Het webinar heeft als doel om de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’. Tevens hebben deelnemers de mogelijkheid om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business/Microsoft Teams.


English:

Only 5 weeks left until the end of the soft launch. In this newsletter you can read more about the national self-assessment tool, what you can do yourself to prevent problems with scanning and the new date for the webinar.

National self-assessment tool in development

The NMVO is developing a self-assessment tool for pharmacists in consultation with KNMP to compare performance with regard to the implementation of the FMD. This benchmark provides insight into scan performance and the number of alerts at an individual pharmacy level. The NMVO notes that many NMVS users want to get a better picture of the results of their efforts to integrate scanning as effectively as possible into their work processes. The national self-assessment tool will be made available shortly to meet this need.

What can you do yourself to prevent scanning problems?

We see in practice that scanning can be tricky, but that a high success rate is possible. More than 400 pharmacies have a success rate of 99.4% or more! In addition to the scan test from your AIS supplier and the NMVO test codes below, you can take a number of steps yourself.

If you get an FMD message, check the information in your AIS and the package. In more than half of the cases, the problem is the scanner that passes only lowercase letters. Compare the code on the package with the code on your screen. Do you see that uppercase and / or lowercase letters do not match? Then try the NMVO scan test. If the result of this test is successful, then contact your AIS supplier.

Test code

Last week we placed the second test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. With this 2D code we test the most common errors of the past weeks. We notice that in practice the results within a company sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1.Check whether the scanner is connected to the computer on which you are testing.
2. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
3. Scan the code below:

If the test is successful, you will read: (01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST

Invitation to Skype update

NMVO organises a webinar on Thursday 12 September 13:00-14:00(new date!).

NMVO invites all organisations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organisation you represent. A maximum of two people can participate per organisation. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business/Microsoft Teams.

Nieuwsbrief NMVO 28 augustus 2018: Test al uw scanners met onze testcode; software update van NMVS; tips voor central filling en uitnodiging webinar 5 september

Nog 5 weken tot het einde van de soft launch: weer veel scans maar nog steeds teveel fouten. Test daarom al uw scanners met onze testcode. En verder: software update van NMVS, tips voor central filling en uitnodiging webinar 5 september (English below).

Bijna twee miljoen scans in een week

In week 34 scanden in totaal 1695 apotheken samen 1,8 miljoen keer een of meer 2D-codes. Dat betekent dat elke dag honderdduizenden receptplichtige geneesmiddelen in de legale distributieketen worden gecontroleerd op hun echtheid en veiligheid. Hoewel de invoering van het systeem een grote opgave is voor de keten, zijn er al grote stappen gemaakt. Prioriteit tot het einde van de soft launch heeft het verminderen van het aantal onterechte alerts. Daarom herhalen we de scannertest uit de vorige nieuwsbrief.

 

2D testcode

Vorige week plaatsten we de eerste testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D-datamatrix om uw scanners te testen. Mede op basis van uw feedback maken we deze test. We merken dat in de praktijk de resultaten nog weleens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

1.Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
2. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
3. Scan onderstaande code:

Als de test succesvol is leest u: 0001234567. VWXYZ-vwxyz. Test_al_uw/scanners

Aangepaste alert codes EMVO

Vorige week zijn door EMVO de alerts voorzien van een nieuwe omschrijving. Dit op verzoek van de OBP’s om duidelijker te maken waarom een alert is gegenereerd. Alleen de onderstaande beschrijvingen zijn veranderd, de overige alerts zijn ongewijzigd. We zetten ze voor u op een rijtje:

New NMVS Return Code from affected systems New NMVS Return Code Description from affected systems Previous NMVS Return Code from affected systems Previous NMVS Return Code Description from affected systems
NMVS_FE_LOT_12 Expiry date does not match the date held in the NMVS. #A52 Expiry Date Mismatch
NMVS_NC_PC_02 Unknown serial number. #A3 Pack Not Found
NMVS_FE_LOT_03 Failed to find a batch for the given data. #A2 Batch Not Found
NMVS_NC_PCK_20 Defined timeframe between setting this property and the undo was exceeded. #A4 Time Limit Exceeded
NMVS_NC_PCK_21 Undo can only be executed by the same user who previously set the attribute. #A5 Attempted Undo by Different Party

Interface v2.0 stopt

Er gaat de komende tijd nog meer veranderen ‘aan de achterkant’. Voor AIS-leveranciers is het belangrijk om te weten dat de 2.0-versie van de interface met het EMVS wordt uitgefaseerd. Velen hebben dat al gedaan, op een enkele plek wordt deze interface nog gebruikt. Mocht dat bij u nog zo zijn dan neemt de NMVO binnenkort contact met u op om samen aan een oplossing te werken.

NCA rapportage

Binnenkort is de verplichte aansluiting van de NCA, de National Competent Authority op het NMVS een feit. De IGJ is voor Nederland de NCA en kan dit najaar volgens de bevoegdheden die voortvloeien uit het FMD zelfstandig uit het systeem rapportages opvragen. Die gaan ondermeer over het aantal aanmeldingen, het gebruik van het NMVS  en de hoeveelheden en locaties van de alerts. Uiteraard kan de IGJ in het geval van een mogelijke vervalsing de benodigde systeemdata in de vorm van een pack audit trail inzien.

Performance issues

Sommige deelnemers die vooral in de nacht actief zijn hebben de laatste weken gemerkt dat het systeem gedurende de nacht steeds trager reageerde. De NMVO heeft deze klachten verzameld en neergelegd bij de leverancier. Na ons eigen onderzoek bleek al snel dat Nederland niet het enige getroffen land was. We hebben daarom aangedrongen op een snelle oplossing. Tijdelijk is het systeem dagelijks herstart. Door de duale inrichting op twee locaties  heeft u daar niets van gemerkt. Eind deze week worden na het succesvol afsluiten van de testfase de eerste emergency fixes uitgerold en is het probleem definitief opgelost.

Uitgelicht: voorkom dubbel scannen in Central filling

Centrall fill-verpakkingen worden in de central fill-apotheek gescand en afgemeld. Als deze verpakkingen in de apotheek opnieuw worden gescand, geeft dit een foutmelding. Na het einde van de soft launch op 1 oktober moet elke alert worden onderzocht voordat het product verder gedistribueerd wordt. Voorkom daarom het dubbel scannen van central fill-verpakkingen in de apotheek en bespaar uzelf de tijd en moeite van het melden van een alert.

Uitnodiging Skype update

Op donderdag 5 september 13:00-14:00 organiseert NMVO een webinar.

NMVO nodigt alle organisaties die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd uit voor dit webinar. Het webinar heeft als doel de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’, en de mogelijkheid te bieden voor deelnemers om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business.

English:

Only 5 weeks left until the end of the soft launch: again many scans but still too many errors. Therefore test all your scanners with our test code. And further: software update NMVS, tips for central filling and invitation webinar 5 September.

Almost two million scans in a week

In week 34, a total of 1695 pharmacies together scanned 1.8 million times one or more 2D codes. That means that every day hundreds of thousands of prescription medicines in the legal distribution chain are checked for their authenticity and safety. Although the introduction of the system is still a major task for the chain, major steps have already been taken. The priority until the end of the soft launch is to reduce the number of false alerts. That is why we repeat the scanner test from the previous newsletter.

2D test code

Last week we placed the first test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. Partly based on your feedback, we make this test. We notice that in practice the results sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1.Check whether the scanner is connected to the computer on which you are testing.
2. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
3. Scan the code below:

If the test is successful, you will read: 0001234567. VWXYZ-vwxyz. Test_al_uw/scanners


Amended EMVO alert codes

Last week EMVO provided some alerts with a new description after a request made by OBPs to clarify why an alert was generated. Only the descriptions below have changed, the other alerts are unchanged.

New NMVS Return Code from affected systems New NMVS Return Code Description from affected systems Previous NMVS Return Code from affected systems Previous NMVS Return Code Description from affected systems
NMVS_FE_LOT_12 Expiry date does not match the date held in the NMVS. #A52 Expiry Date Mismatch
NMVS_NC_PC_02 Unknown serial number. #A3 Pack Not Found
NMVS_FE_LOT_03 Failed to find a batch for the given data. #A2 Batch Not Found
NMVS_NC_PCK_20 Defined timeframe between setting this property and the undo was exceeded. #A4 Time Limit Exceeded
NMVS_NC_PCK_21 Undo can only be executed by the same user who previously set the attribute. #A5 Attempted Undo by Different Party

Interface v2.0 stops

In the coming period, more will change “at the back”. For AIS suppliers it is important to know that the 2.0 version of the interface with the EMVS is being phased out. Many have already done that, but sometimes this interface is still used. If that is still the case, NMVO will contact you shortly to work together on a solution.

NCA reporting

The mandatory connection of the NCA, the National Competent Authority to the NMVS, will soon be a fact. The IGJ is the NCA for the Netherlands and can request reports from the system independently in accordance with the competences arising from the FMD. These concern, among others, the number of registrations, the use of the NMVS and the quantities and locations of the alerts. Of course, in the event of a possible falsification, the IGJ can view the required system data in the form of a pack audit trail.

Performance issues

Some participants who are mainly active during the night have recently noticed that the system reacted slower during the night. NMVO has collected these complaints and has deposited them with our supplier. Soon after our own investigation, it turned out that the Netherlands was not the only affected country. We have therefore called for a rapid solution. The system has temporarily been restarted daily. You have not noticed anything because of the dual layout at two locations. At the end of this week, after the successful completion of the test phase, the first emergency fixes will be rolled out and the problem will be definitively resolved.

Highlighted: avoid double scanning in Central filling

Centrall fill packages are scanned and signed off at the central fill pharmacy. If these packages are rescanned in the pharmacy, this gives an error message. After the end of the soft launch on October 1, each alert must be investigated before the product is further distributed. Therefore, avoid double scanning of central fill packages in the pharmacy and save yourself the time and effort of reporting an alert.

Invitation to Skype update

NMVO organises a webinar on Thursday 5 September 13:00-14:00.

NMVO invites all organisations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organisation you represent. A maximum of two people can participate per organisation. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business.

Nieuwsbrief 21 augustus 2019: sterke toename van gebruik NMVS, test uw scanner en uitnodiging Skypesessie

Nog 6 weken te gaan tot het einde van de soft launch. In deze nieuwsbrief leest u meer over: sterke toename van gebruik NMVS, test uw scanner en uitnodiging Skypesessie (English below).

Sterke toename gebruik NMVS

Zes maanden na de ingebruikname van het NMVS, is het overgrote deel van de fabrikanten, groothandels en apotheekhoudenden aangesloten op het systeem. Het aantal producten in het NMVS is gestaag gegroeid naar 105 miljoen. Ook blijkt uit het aantal scans dat apotheken en groothandels het scannen steeds meer in werkprocessen integreren. Reeds honderden apotheken scannen veelvuldig en consequent. De afgelopen week kwamen we voor het eerst dicht in de buurt van de drie miljoen scans.

Hoe meer er wordt gescand, hoe meer het eigen succespercentage omhoog gaat. Daarnaast krijgt de NMVO ook steeds beter inzicht in onjuiste alerts en hoe we deze samen kunnen voorkomen. Voor de zomer zat het alertpercentage rond de 10%, de afgelopen week rond de 5% en we zien dat het aantal alerts steeds verder daalt. Dat moet ook, want het elimineren van false positives zorgt voor een stabiele geneesmiddelenvoorziening na 1 oktober.

Uitgelicht: test uw scanner

Uit analyse blijkt dat veel alerts voortkomen uit onjuiste configuratie van scanapparatuur. Meer dan de helft van de FMD alerts wordt daardoor gegenereerd. De scanner is niet hoofdlettergevoelig, maakt door een verkeerde configuratie van een Y een Z of leest het serienummer niet volledig. Is uw scanner juist afgestemd? Test deze via onderstaande test.

Scannertest:

  1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
    2. Open Kladblok of Word (DUS NIET TESTEN IN UW AIS!)
    3. Scan onderstaande code:

Als de scanner geschikt is, verschijnt deze tekst in kladblok of Word: “HOOFDLETTERS en kleine letters. Komt de Y voor de Z?”

Ziet u deze zin zo verschijnen? Dan sluit u bijna alle scanfouten uit. Krijgt u een verkeerd resultaat? Raadpleeg bij configuratieproblemen de instructies van uw softwareleverancier of neem contact op met de leverancier van de scanner.

Uitnodiging Skype update

Op donderdag 5 september 13:00-14:00 organiseert NMVO een webinar.

NMVO nodigt alle organisaties die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd uit voor dit webinar. Het webinar heeft als doel om de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’, en de mogelijkheid te bieden voor deelnemers om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business.

 

English:

Only 6 weeks left until the end of the soft launch: Strong increase in NMVS use, test your scanner and invitation to Skype session.

Strong increase in use of NMVS

Six months after the commissioning of the NMVS, the vast majority of manufacturers, wholesalers and pharmacists are connected to the system. The number of products in the NMVS has steadily grown to 105 million. The number of scans also shows that pharmacies and wholesalers are increasingly integrating scanning into work processes. Hundreds of pharmacies already scan frequently and consistently. Last week we came close to three million scans for the first time.

The more scans, the higher your own conversion rate. In addition, the NMVO also gains better insight into incorrect alerts and how we can prevent them together. The alert rate for the summer was around 10%. Thanks to the efforts of the entire chain, the alert percentage has now been halved to 5% and the number of alerts is constantly falling. This is necessary because the elimination of false positives ensures a stable supply of medicines after 1 October.

Highlighted: test your scanner

Analysis shows that many alerts come from incorrect configuration of scanning equipment. More than half of the FMD alerts are generated by this. The scanner is not case sensitive, replaces an Y for a Z due to incorrect configuration or does not read the serial number at all. Is your scanner installed correctly? Do the test:

Scanner test:
1. Make sure the scanner is connected to the computer you are testing.
2. Open Notepad or Word (SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!)
3. Scan the code below:

If the scanner is suitable, this text will appear in notepad or Word: “‘HOOFDLETTERS en kleine letters. Komt de Y voor de Z?”?

If this sentence appears, you exclude almost all scanning errors. Are you getting the wrong result? For configuration problems, consult the instructions from your software supplier or contact the supplier of the scanner.

Invitation to Skype update

NMVO organizes a webinar on Thursday 5 September 13:00-14:00.

NMVO invites all organizations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organization you represent. A maximum of two people can participate per organization. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business.

Presentatie deelnemersbijeenkomst beschikbaar / Presentation members meeting available

De presentatie die op 28 juni is gegeven tijdnes de deelnemersbijeenkomst van 28 juni is beschikbaar. Klik hier

 

The presentation that was given during the member meeting on the 28th June is available. Click here

Open brief NMVO / Open letter NMVO

NMVO heeft een open brief opgesteld aan alle gebruikers en partijen betrokken bij het NMVS.

In deze open brief vraagt NMVO aandacht voor een aantal problemen die we signaleren op basis van het gebruik van het NMVS en de alert rapportage. De open brief van NMVO kunt u hier lezen.

—####—

NMVO has drafted an open letter to all users and other parties concerned with the NMVS.

In this open letter NMVO requests attention for several issues we have detected from the alert reports and the use of the NMVS. You can read the NMVO open letter here.

Databeleid NMVO vastgesteld

Het bestuur van NMVO heeft op 9 april 2019 een beleidsrichtlijn vastgesteld ten aanzien van de toegang tot en het gebruik en de uitwisseling van gegevens uit het NMVS met derden. Hiermee maakt NMVO helder wie er toegang heeft of mag krijgen tot welke data uit het NMVS, onder welke voorwaarden. De volledige beleidsrichtlijn vindt u hier.

The board of NMVO has established its policy guideline concerning the access to, and the use and exchange of data from the NMVS with third parties on April 9, 2019. With this guideline NMVO  explains who has or can get access to which data from the NMVS, under which conditions. The complete guideline you can find here.

NMVO FMD Update week 7

De update van  NMVO over FMD en NMVS zeven weken na go-live, vindt u hier.

NMVO FMD update week 5

FMD update week 5

De update van NMVO over NMVS en FMD, 5 weken na go live, vindt u hier.

NMVO FMD Update week 4

De NMVO FMD update week 4 vindt u hier.

NMVO FMD update week 3

De NMVO nieuwsbrief FMD update week 3 vindt u hier.