5 december: NMVS onderhoud

Voor onderhoud aan de database software zal het NMVS op donderdag 5 december tussen 20 en 22 uur kortstondig niet bereikbaar zijn. Dit duurt maximaal 30 minuten. Meer informatie vind u hier.

Het is gedurende die tijd niet mogelijk om product of batch naar het systeem te laden of om intermarket transacties af te melden. Voor technische vragen verwijzen we u naar de EMVO helpdesk: helpdesk@emvo-medicines.eu

Onze excuses voor de overlast.

Scheduled downtime of the NMVS. 

There is a planned downtime because of database maintenance. The downtime will be a short period of maximum 30 minutes between 8PM and 10PM on the 5th of December (CET).

Should you have any question or uncertainty, please do not hesitate to contact the EMVO Helpdesk: helpdesk@emvo-medicines.eu

We apologise for any inconvenience.

Nieuwsbrief NMVO 5 november 2019: vaststelling jaarlijkse bijdrage 2020, teruggave entrance fee en meer

Afgelopen week bereikten we met u een nieuwe mijlpaal. Voor het eerst werd de grens van twee miljoen reguliere scans op een dag gepasseerd. Er waren meer eind gebruikers dan ooit te voren aan het scannen. Dat deed u met een dalend aantal alerts. Dat was afgerond 3,5%. Dat aantal alerts kunnen we samen verder omlaag brengen, de NMVO helpt u daarbij graag verder. In deze nieuwsbrief informatie over de jaarlijkse bijdrage, ons plan om u de entrance fee gefaseerd terug te betalen en nieuwe 2D testcodes voor uw scanners (English translation below).

Recurring fee 2020

Bij de introductie van FMD in Nederland heeft het bestuur de eenmalige bijdrage (entrance fee) voor de handelsvergunninghouders (MAH) vastgesteld op 25.000 euro. Dit om de start van het NMVS en de stichting NMVO mogelijk te maken. Het doel was destijds om vanaf 2019 de stichting NMVO te financieren uit de jaarlijkse bijdrage (recurring fee). Tegelijkertijd is er in 2017 aan u beloofd om het surplus terug te storten. Hierover willen we u graag informeren.

Het bestuur van de NMVO heeft inmiddels een budgetplanning vastgesteld voor de periode 2020-2025. Het is het bestuur en de organisatie van de NMVO gelukt om door zo lean en mean mogelijk te opereren de kosten voor zowel de opstart als de voor de lopende organisatie te financieren uit de recurring fee. Deze blijft de komende jaren op 10.000 euro per MAH per jaar gehandhaafd.

Teruggave entrance fee

Het aantal MAH’s dat bij NMVO is aangesloten blijkt aanzienlijk hoger te zijn dan is voorzien ten tijde van het vaststellen van de hoogte van de entrance fee. De ‘entrance fee’ van 25.000 zal de komende jaren worden afgebouwd naar 0. Dat doen we in vijf jaarlijkse termijnen van 5.000 euro. U zult de teruggave dan ook verwerkt zien op uw factuur als korting op de recurring fee. Daarnaast ontvangt u in 2020 een teruggave over de jaarbijdrage van 2019. Over de exacte hoogte en het moment van verrekenen van de jaarbijdrage brengen we u in de loop van 2020 op de hoogte.

De NMVO hanteert als uitgangspunt om zo kostenefficiënt mogelijk te werk te gaan. Het staat NMVO te allen tijde vrij om dit teruggave plan te herzien.

Nog niet aangemeld bij NMVO?

Elk jaar dat de reeds aangesloten MAH’s worden gecrediteerd verlagen we de entrance fee met 5000 euro. Wie zich in 2020 aansluit betaalt dan 20.000 euro entrance fee en 10.000 euro jaarlijkse bijdrage. U ontvangt de teruggave van de entrance fee dan vanaf de factuur van 2021 terug in 4 jaarlijkse termijnen.

Early birds

MAH’s die voor 1 januari 2018 bij NMVO zijn aangesloten, de zogenaamde early birds, hebben al op de factuur voor 2019 een eenmalige korting van 5.000 euro per MAH ontvangen.

Testcode

Deze week hebben we een nieuwe 2D data matrix om uw scanners te testen. We testen met deze 2D code de meest voorkomende fouten van de afgelopen weken. We merken dat in de praktijk de resultaten binnen een bedrijf nog wel eens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
2. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
3. Scan onderstaande code. Bij een succesvol resultaat de zou de volgende regel moeten verschijnen: 014791836674619110TEST398E53CA521723020121YZ0yz30CcE8222C468B





English

Last week we reached a new milestone. For the first time, the limit of two million regular scans was passed one day. More end users than ever before were scanning. You did that with a falling number of alerts. That was 3.5%. Together we can further reduce that number of alerts, the NMVO is happy to help you. In this newsletter NMVO informs you about the annual contribution, our plan to refund the entrance fee in phases and new 2D test codes for your scanners.

Recurring fee 2020

With the introduction of FMD in the Netherlands, the board set the one-off contribution (‘entrance fee’) for the marketing authorization holders (MAH’s) at 25,000 euro. This fee has been used to enable the start of the NMVS and the NMVO foundation. The goal at the time was to fund the NMVO foundation from 2019 onwards from the annual contribution (‘recurring fee’). At the same time, NMVO promised to refund the surplus. We would like to inform you about this.

The NMVO board has now established a budget plan for the 2020-2025 period. The board and the organization of the NMVO succeeded in operating as lean and mean as possible to finance the costs for both the start-up and for the current organization from the recurring fee. This will be maintained at 10,000 euros per MAH per year in the coming years.

Refund entrance fee

The number of MAHs registered at NMVO appears to be considerably higher than anticipated at the time of determining the amount of the entrance fee. The entrance fee of 25,000 will be reduced to 0 in the coming years and will be refunded in five annual installments of 5,000 euros. You will therefore see the refund processed on your yearly invoice as a discount on the recurring fee. In addition, you will receive a refund in 2020 on the annual contribution for 2019. We will inform you about the exact amount and the time of this refund in the course of 2020.

The NMVO uses the principle of working as cost-efficiently as possible. NMVO may revise the return plan at any time.

Not yet registered as MAH at NMVO?

Every year that the MAH’s that are already registered are credited, we reduce the entrance fee by 5,000 euros. Those who join in 2020 will then pay 20,000 euros in entrance fee and 10,000 eurosrecurring fee. You will receive the refund of the entrance fee from the invoice of 2021 back in 4 annual installments.

Early birds

MAH’s that were connected to NMVO before 1 January 2018, the so-called early birds, have already received a one-off discount of 5,000 euros per MAH on the 2019 invoice.

2D test code

This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. With this 2D code we test the most common errors of the past weeks. We notice that in practice the results within a company sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1.Check whether the scanner is connected to the computer on which you are testing.
2. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
3. Scan the code below:



If the result is succesful, the following line should appear: 014791836674619110TEST398E53CA521723020121YZ0yz30CcE8222C468B

Jaarlijkse bijdrage 2020 NMVO

(English below)

Bij de introductie van FMD in Nederland heeft het bestuur de eenmalige bijdrage (entrance fee) voor de handelsvergunninghouders (MAH) vastgesteld op 25.000 euro. Dit om de start van het NMVS en de stichting NMVO mogelijk te maken. Het doel was destijds om vanaf 2019 de stichting NMVO te financieren uit de jaarlijkse bijdrage (recurring fee). Tegelijkertijd is er in 2017 aan u beloofd om het surplus terug te storten. Hierover willen we u graag informeren.

Recurring fee 2020

Het bestuur van de NMVO heeft inmiddels een budgetplanning vastgesteld voor de periode 2020-2025. Het is het bestuur en de organisatie van de NMVO gelukt om door zo lean en mean mogelijk te opereren de kosten voor zowel de opstart als de voor de lopende organisatie te financieren uit de recurring fee. Deze blijft de komende jaren op 10.000 euro per MAH per jaar gehandhaafd.

Teruggave entrance fee

Het aantal MAH’s dat bij NMVO is aangesloten blijkt aanzienlijk hoger te zijn dan is voorzien ten tijde van het vaststellen van de hoogte van de entrance fee. De ‘entrance fee’ van 25.000 zal de komende jaren worden afgebouwd naar 0. Dat doen we in vijf jaarlijkse termijnen van 5.000 euro. U zult de teruggave dan ook verwerkt zien op uw factuur als korting op de recurring fee. Daarnaast ontvangt u in 2020 een teruggave over de jaarbijdrage van 2019. Over de exacte hoogte en het moment van verrekenen brengen we u in de loop van 2020 op de hoogte.

Nog niet aangemeld bij NMVO? 

Elk jaar dat de reeds aangesloten MAH’s worden gecrediteerd verlagen we de entrance fee met 5000 euro. Wie zich in 2020 aansluit betaalt dan 20.000 euro entrance fee en 10.000 euro jaarlijkse bijdrage. U ontvangt de teruggave van de entrance fee dan vanaf de factuur van 2021 terug in 4 jaarlijkse termijnen.

Early birds

MAH’s die voor 1 januari 2018 bij NMVO zijn aangesloten, de zogenaamde early birds, hebben al op de factuur voor 2019 een eenmalige korting van 5.000 euro per MAH ontvangen.

De NMVO hanteert als uitgangspunt om zo kostenefficiënt mogelijk te werk te gaan. Het staat NMVO te allen tijde vrij om dit teruggave plan te herzien.

English



With the introduction of FMD in the Netherlands, the board set the one-off contribution (‘entrance fee’) for the marketing authorization holders (MAH’s) at 25,000 euro. This fee has been used to enable the start of the NMVS and the NMVO foundation. The goal at the time was to fund the NMVO foundation from 2019 onwards from the annual contribution (‘recurring fee’). At the same time, NMVO promised to refund the surplus. We would like to inform you about this.

Recurring fee 2020

The NMVO board has now established a budget plan for the 2020-2025 period. The board and the organization of the NMVO succeeded in operating as lean and mean as possible to finance the costs for both the start-up and for the current organization from the recurring fee. This will be maintained at 10,000 euros per MAH per year in the coming years.

Refund entrance fee

The number of MAHs registered at NMVO appears to be considerably higher than anticipated at the time of determining the amount of the entrance fee. The entrance fee of 25,000 will be reduced to 0 in the coming years and will be refunded in five annual installments of 5,000 euros. You will therefore see the refund processed on your yearly invoice as a discount on the recurring fee. In addition, you will receive a refund in 2020 on the annual contribution for 2019. We will inform you about the exact amount and the time of settlement in the course of 2020.

Not yet registered as MAH at NMVO?

Every year that the MAH’s that are already registered are credited, we reduce the entrance fee by 5,000 euros. Those who join in 2020 will then pay 20,000 euros in entrance fee and 10,000 eurosrecurring fee. You will receive the refund of the entrance fee from the invoice of 2021 back in 4 annual installments.

Early birds

MAH’s that were connected to NMVO before 1 January 2018, the so-called early birds, have already received a one-off discount of 5,000 euros per MAH on the 2019 invoice.

The NMVO uses the principle of working as cost-efficiently as possible. NMVO may revise the return plan at any time.

Geplande downtime EU Hub

Voor de installatie van versie 1.6 van de EU Hub software zal EMVO op vrijdag 1 november van 17 uur tot uiterlijk zaterdag 2 november 09 uur de EU Hub tijdelijk buiten gebruik stellen. Meer informatie vind u hier.

Een week later zal er ook onderhoud gepleegd worden aan de EU Hub. Op vrijdag 8 november zal tussen 17 en 20 uur een nieuw SSL certificaat worden geïnstalleerd.

Het is gedurende die tijd niet mogelijk om product of batch naar het systeem te laden of om intermarket transacties af te melden. Voor technische vragen verwijzen we u naar de EMVO helpdesk: helpdesk@emvo-medicines.eu

Onze excuses voor de overlast.

Scheduled downtime of the EU Hub. 

Release 1.6 will be ready for use in PRD at 9am (CET) on Saturday 2nd November. There is a planned downtime associated with this deployment. The downtime will begin at 5pm onFriday 1st November and end, at the latest, at 9am on 2nd November (CET).

For the functionality changes associated with Release 1.6, please see the Letter of Announcement.

Due to the need to undertake maintenance and renew an SSL certificate, there will be a downtime of the EMVO Gateway PRD for approximately 3 hours on Friday 8th November. The downtime will begin at 5pm (CET).

Should you have any question or uncertainty, please do not hesitate to contact the EMVO Helpdesk: helpdesk@emvo-medicines.eu

We apologise for any inconvenience.

Storing in NMVS

In de nacht van 10 op 11 oktober is er van 04:20 tot 05:55 een storing geweest in het datacentrum van onze IT-leverancier Arvato. Hierdoor was het niet mogelijk om medicijnen aan of af te melden.

De initiële verstoring was tegen 6 uur in de ochtend verholpen. Helaas heeft het opnieuw opstarten van alle systemen en het verwerken van alle transacties in de wachtrij tot ver in de ochtend nog tot vertragingen gezorgd.

Inmiddels zijn alle systemen weer operationeel en draait alles normaal. De NMVO en de IT-provider blijven de situatie monitoren. De IT-leverancier heeft de zaak nog in onderzoek en zal later haar bevindingen rapporteren. Deze zullen we met u delen via de nieuwsbrief.

Onze excuses voor het ongemak.

Nieuwsbrief 4 oktober 2019: einde soft launch periode, gebruik van data conform dataprotocol, daling aantal alerts en nieuwe 2D testcode.

(English below)

Einde soft launch periode

Op 1 oktober is de soft launch van de implementatie van de FMD beëindigd. De IGJ start op dit moment met toezichtactiviteiten, die in eerste instantie gericht zijn op stakeholders die nog niet zijn aangesloten, niet of nauwelijks scannen of het NMVS vervuilen. Volgens IGJ zal dat in eerste instantie stimulerend van aard zijn, tenzij de inspectie grote risico’s ziet voor de patiëntveiligheid. Apotheekhoudenden en groothandels moeten alleen bij een niet-pluisgevoel de verpakkingen met een alert tegenhouden en melden bij de IGJ. Hiermee volgt Nederland de Belgische aanpak die de soft launch periode vorige maand beëindigde.

Gebruik van data in het NMVS

De NMVO staat voor een zorgvuldig gebruik van farmaceutische data. Alleen gegevens die bijdragen aan het tegengaan van vervalsingen in de keten worden uitgewisseld met bevoegde instanties. Na een alert doet de NMVO eerst zelf onderzoek en als zij een vervalsing niet kan uitsluiten, dan waarschuwt zij de IGJ, het Europees Geneesmiddelenbureau en de Commissie zoals in het dataprotocol van de NMVO is opgenomen.

Aantal alerts daalt

De inspanningen van gebruikers van het NMVS leveren steeds meer resultaat op. De daling van alerts is nu ook duidelijk terug te zien in de cijfers: voor het eerst kwam het aantal alerts onder de de 3% van de scans. Tegelijk zien we dat het aantal scannende eindgebruikers en daarmee het totale aantal scans stijgt in vergelijking met de vorige weken. Afgelopen maandag was er een record van net geen 750.000 scans. Toch blijven we teveel scanner issues zien, daarom blijven we hier aandacht aan besteden in onze communicatie.

Testcode

Vorige week plaatsten we de tweede testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D data matrix om uw scanners te testen. We testen met deze 2D code de meest voorkomende fouten van de afgelopen weken. We merken dat in de praktijk de resultaten binnen een bedrijf nog wel eens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

  1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
  2. Op verzoek een kleine code, printen is wellicht nodig
  3. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
  4. Scan onderstaande code:

 

Het resultaat zou dit moeten zijn: (01)03453120000011(17)311220(10)0023HbeT/3C(21)YZ-yz-bB-8B-AQ/aq

Een iets grotere variant, mocht bovenstaande 2D code niet werken:

 

Krijgt u een ander resultaat of afwijkende tekens: neem contact op met uw hardware- en software leverancier. De kans is groot dat er in de afstemming van uw apparatuur en software iets niet goed zit. Door deze problemen worden veel onterechte alerts veroorzaakt.

 

English:

In this newsletter: end of soft launch period, use of data in accordance with data protocol, decrease in number of alerts and new 2D test code.

End of soft launch period

The soft launch of the FMD implementation was terminated on the 1st of October. The IGJ is currently starting monitoring activities, which are initially aimed at stakeholders who are not yet connected, do not or hardly scan or pollute the NMVS. According to IGJ, this will initially be stimulating in nature, unless the inspection sees major risks for patient safety. Pharmacists and wholesalers only have to stop processing packages with an alert and report it to the IGJ if there are serious doubts about the authenticity of the medicine. With this approach, The Netherlands follows Belgium, that ended the soft launch period last month.

Use of data from the NMVS

The NMVO stands for the careful use of pharmaceutical data. Only data that contribute to combating falsifications in the chain is exchanged with competent authorities. After an alert, the NMVO first conducts its own investigation and if it cannot rule out a falsification, it warns the IGJ, the European Medicines Agency and the Commission, as laid down in the NMVO data protocol.

Number of alerts is falling

The efforts of users of the NMVS are increasingly delivering results. The decrease in alerts can now also be clearly seen in the figures: for the first time, the number of alerts fell below the 3% of the scans. At the same time, we see that the number of active end users and the total number of scans are increasing compared to the previous weeks. Last Monday there was a record of just under 750,000 scans. Nevertheless, we continue to see too many scanner issues, which is why we continue to pay attention to this in our communications.

Test code

Last week we placed the second test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. With this 2D code we test the most common errors of the past weeks. We notice that in practice the results within a company sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1. Make sure the scanner is connected to the computer you are testing.
2. A small code on request, printing may be required
3. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
4. Scan the code below:

 

The result should be: (01) 03453120000011 (17) 311220 (10) 0023HbeT / 3C (21) YZ-yz-bB-8B-AQ / aq

A slightly larger variant, if the above 2D code did not work:

 

If you get a different result or different characters: contact yourhardware and software supplier. There is a good chance that there is something wrong with the alignment of your equipment and software. Many unauthorized alerts are caused by these problems.

Nieuwsbrief 20 september 2019: meer scans en minder alerts, IGJ start gerichte toezichtsactiviteiten na 1 oktober, zo voorkomt u scanproblemen, testcode, NMVS Interface v2 wordt uitgefaseerd.

Nog 1,5 week voor het einde van de soft launch: Het NMVS verbetert: meer scans en minder alerts, IGJ start gerichte toezichtsactiviteiten na 1 oktober, zo voorkomt u scanproblemen, testcode, NMVS Interface v2 wordt uitgefaseerd. Nog 1,5 week voor het einde van de soft launch: Het NMVS verbetert: meer scans en minder alerts, IGJ start gerichte toezichtsactiviteiten na 1 oktober, zo voorkomt u scanproblemen, testcode, NMVS Interface v2 wordt uitgefaseerd.

NMVS verbetert: meer scans en minder alerts

Afgelopen week braken we een aantal records. We kwamen boven de 500.000 scans per dagen en het alert percentage zakte onder de 3%. Helpt u mee om dit getal verder te verlagen? Verderop in deze nieuwsbrief twee 2D data matrices die op verzoek wat lastiger gemaakt zijn om te scannen.

IGJ start gerichte toezichtsactiviteiten na 1 oktober

Op 1 oktober start de IGJ met gerichte toezichtsactiviteiten als nieuwe fase in de implementatie van de FMD, zo publiceert IGJ op 20 september 2019 middels een nieuwsbericht op haar website. Hiermee wordt de stabilisatieperiode (soft launch) definitief beëindigd. De NMVO ziet dat alle stakeholders veel inspanningen hebben gepleegd om het systeem stabiel te maken en het aantal onterecht alerts te verminderen. De nieuwe fase vanaf 1 oktober zal moeten bijdragen aan het verder verlagen.

Omdat het totale aantal alerts nog te hoog is om op individueel niveau te onderzoeken, mag de apotheekhoudende of groothandel het medicijnen ter hand stellen of distribueren als er geen aanleiding is om na een alert te denken dat de verpakking vervalst is. De apotheekhoudende of groothandel moet er wel voor zorgen dat de oorzaak van de onnodige alerts wordt weggenomen.

De Inspectie heeft aangekondigd meer te gaan toezien op naleving. “De IGJ zal zich hierbij in eerste instantie richten op stakeholders die niet zijn aangesloten, niet of nauwelijks scannen en/of structureel veel alerts veroorzaken. Deze activiteiten zullen aanvankelijk stimulerend van aard zijn, tenzij de IGJ grote risico’s ziet voor de patiëntveiligheid.”

Zo voorkomt u scanproblemen

We zien in de praktijk dat scannen nauw luistert maar dat een hoog succespercentage weldegelijk mogelijk is. Meer dan 400 apotheken scoren hoger dan 99,4% van de scans foutloos. Naast de scantest van uw AIS leverancier en de test codes van de NMVO hieronder kunt u zelf een aantal stappen nemen.

Als u een FMD melding krijgt, controleer dan de informatie in uw AIS en de verpakking. In meer dan de helft van de gevallen is de scanner die alleen kleine letters doorgeeft het probleem. Vergelijk de code op het pakje met de code in uw scherm. Ziet u dat hoofd en/of kleine letters niet overeenkomen? Doe dan de scantest van de NMVO. Staan daar wel de hoofd- en kleine letters goed? Neem dan contact AIS leverancier.

Testcode

Vorige week plaatsten we de tweede testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D data matrix om uw scanners te testen. We testen met deze 2D code de meest voorkomende fouten van de afgelopen weken. We merken dat in de praktijk de resultaten binnen een bedrijf nog wel eens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
2. Op verzoek deze keer een tweetal wat kleinere code qua formaat, printen is aan te raden.
3. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
4. Scan onderstaande code:

abcdABCD8b8BvwxyzVWXYZ

(01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST
NMVS Interface v2 wordt uitgefaseerd

In december komt de nieuwe versie van het NMVS online. In NMVS 1.6 wordt de interface V2 niet meer ondersteund. Velen hebben dat al gedaan, maar op een enkele plek wordt deze interface nog door leveranciers van NMVS connectie gebruikt. Inmiddels heeft de NMVO alle XIS leveranciers met een actieve V2 verbinding een waarschuwing gestuurd. Op het ontwikkelplatform https://sws-nmvs.eu kunt u meer informatie en documentatie vinden.


English:

Another 1.5 weeks before the end of the soft launch: The NMVS is improving: more scans and fewer alerts, IGJ starts targeted monitoring activities after 1 October, how to prevent scanning problems, test code, NMVS Interface v2 is being phased out.

NMVS is improving: more scans and fewer alerts

Last week we broke a number of records. We were above 500,000 scans per day and the alert percentage dropped below 3%. Do you help to further reduce this number? Upon request, two 2D data matrices have been included later in this newsletter that have been made more difficult to scan.

IGJ starts targeted monitoring activities after 1 October

The IGJ will start on 1 October with targeted monitoring activities as a new phase in the implementation of the FMD, according to the IGJ news item that was published on September 20, 2019. With this, the stabilization period (soft launch) is definitively ended. The NMVO sees that all stakeholders have put a lot of effort into making the system stable and reducing the number of incorrect alerts. The new phase from 1 October will have to contribute to a further reduction.

According to the IGJ, the pharmacist or wholesaler may hand over or distribute the medication if there is no reason to think that the package is forged after an alert. The pharmacist or wholesaler must ensure that the cause of the unnecessary alerts is removed.

The Inspectorate has announced that it will be monitoring more on compliance. It says: “In this regard, the IGJ will initially focus on stakeholders who are not connected, do not or hardly scan and / or cause structural alerts. These activities will initially be stimulating, unless the IGJ sees significant risks for patient safety.”

How to prevent scanning problems

We see in practice that scanning is very important, but that a high conversion rate is indeed possible. More than 400 pharmacies score higher than 99.4% of the scans without errors. In addition to the scan test from your AIS supplier and the NMVO test codes below, you can take a number of steps yourself.

If you get an FMD message, check the information in your AIS and the package. In more than half of the cases, the scanner that passes only lowercase letters is the problem. Compare the code on the package with the code on your screen. Do you see that uppercase and / or lowercase letters do not match? Then do the NMVO scan test. Are the uppercase and lowercase letters correct? Then contact your AIS supplier.

Test code

Last week we placed the second test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. With this 2D code we test the most common errors of the past weeks. We notice that in practice the results within a company sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1. Make sure the scanner is connected to the computer you are testing.
2. On request this time two somewhat smaller codes in terms of format, printing is recommended.
3. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
4. Scan the code below:

abcdABCD8b8BvwxyzVWXYZ

(01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST

NMVS Interface v2 is being phased out

The new version of the NMVS will be available in December. In NMVS 1.6 the interface V2 is no longer supported. Many have already done that, but in a single place this interface is still being used by NMVS connection providers. The NMVO has now sent a warning to all XIS suppliers with an active V2 connection. You can find more information and documentation on the development platform https://sws-nmvs.eu.

Nieuwsbrief 4 september 2019: de landelijke self-assessment tool; wat u zelf kunt doen om problemen met scannen te voorkomen; nieuwe datum voor de webinar.

Nog 4 weken tot het einde van de soft launch. In deze nieuwsbrief leest u over de landelijke self-assessment tool, wat u zelf kunt doen om problemen met scannen te voorkomen en de nieuwe datum voor de webinar (English below).

Landelijke self-assessment tool in ontwikkeling

De NMVO ontwikkelt in overleg met KNMP een self-assessment tool voor apotheekhoudenden om prestaties rond de implementatie van de FMD te vergelijken. Deze benchmark geeft op individueel apotheekniveau inzicht in scanprestaties en het aantal alerts. De NMVO merkt dat veel NMVS-gebruikers een beeld willen krijgen van de resultaten van hun inspanningen om het scannen zo effectief mogelijk in werkprocessen te integreren. De landelijke self-assessment tool wordt binnenkort beschikbaar gesteld om te voldoen aan deze wens.

Wat kunt u zelf doen om problemen met scannen te voorkomen?

We zien in de praktijk dat scannen nauw luistert maar dat een hoog succespercentage weldegelijk mogelijk is. Meer dan 400 apotheken scoren hoger dan 99,4% foutloos! Naast de scantest van uw AIS leverancier en de test codes van de NMVO hieronder kunt u zelf een aantal stappen nemen.

Als u een FMD melding krijgt, controleer dan de informatie in uw AIS en het pakje. In meer dan de helft van de gevallen is de scanner die alleen kleine letters doorgeeft het probleem. Vergelijk de code op het pakje met de code in uw scherm. Ziet u dat hoofd en/of kleine letters niet overeenkomen? Doe dan de scantest van de NMVO. Staan daar wel de hoofd- en kleine letters goed? Neem dan contact AIS leverancier.

Testcode

Vorige week plaatsten we de tweede testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D data matrix om uw scanners te testen. We testen met deze 2D code de meest voorkomende fouten van de afgelopen weken. We merken dat in de praktijk de resultaten binnen een bedrijf nog wel eens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

  1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
  2. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
  3. Scan onderstaande code:

Een succesvolle scan geeft als resultaat: (01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST

Uitnodiging Skype update NMVO

Op donderdag 12 september 13:00-14:00 (nieuwe datum!) organiseert de NMVO een webinar.

NMVO nodigt voor dit webinar alle organisaties uit die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd. Het webinar heeft als doel om de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’. Tevens hebben deelnemers de mogelijkheid om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business/Microsoft Teams.


English:

Only 5 weeks left until the end of the soft launch. In this newsletter you can read more about the national self-assessment tool, what you can do yourself to prevent problems with scanning and the new date for the webinar.

National self-assessment tool in development

The NMVO is developing a self-assessment tool for pharmacists in consultation with KNMP to compare performance with regard to the implementation of the FMD. This benchmark provides insight into scan performance and the number of alerts at an individual pharmacy level. The NMVO notes that many NMVS users want to get a better picture of the results of their efforts to integrate scanning as effectively as possible into their work processes. The national self-assessment tool will be made available shortly to meet this need.

What can you do yourself to prevent scanning problems?

We see in practice that scanning can be tricky, but that a high success rate is possible. More than 400 pharmacies have a success rate of 99.4% or more! In addition to the scan test from your AIS supplier and the NMVO test codes below, you can take a number of steps yourself.

If you get an FMD message, check the information in your AIS and the package. In more than half of the cases, the problem is the scanner that passes only lowercase letters. Compare the code on the package with the code on your screen. Do you see that uppercase and / or lowercase letters do not match? Then try the NMVO scan test. If the result of this test is successful, then contact your AIS supplier.

Test code

Last week we placed the second test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. With this 2D code we test the most common errors of the past weeks. We notice that in practice the results within a company sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1.Check whether the scanner is connected to the computer on which you are testing.
2. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
3. Scan the code below:

If the test is successful, you will read: (01)07131QwYzA137(17)200709(10)0D61588(21)YZ-scan-TEST

Invitation to Skype update

NMVO organises a webinar on Thursday 12 September 13:00-14:00(new date!).

NMVO invites all organisations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organisation you represent. A maximum of two people can participate per organisation. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business/Microsoft Teams.

Nieuwsbrief NMVO 28 augustus 2018: Test al uw scanners met onze testcode; software update van NMVS; tips voor central filling en uitnodiging webinar 5 september

Nog 5 weken tot het einde van de soft launch: weer veel scans maar nog steeds teveel fouten. Test daarom al uw scanners met onze testcode. En verder: software update van NMVS, tips voor central filling en uitnodiging webinar 5 september (English below).

Bijna twee miljoen scans in een week

In week 34 scanden in totaal 1695 apotheken samen 1,8 miljoen keer een of meer 2D-codes. Dat betekent dat elke dag honderdduizenden receptplichtige geneesmiddelen in de legale distributieketen worden gecontroleerd op hun echtheid en veiligheid. Hoewel de invoering van het systeem een grote opgave is voor de keten, zijn er al grote stappen gemaakt. Prioriteit tot het einde van de soft launch heeft het verminderen van het aantal onterechte alerts. Daarom herhalen we de scannertest uit de vorige nieuwsbrief.

 

2D testcode

Vorige week plaatsten we de eerste testcode. Deze week hebben we een nieuwe 2D-datamatrix om uw scanners te testen. Mede op basis van uw feedback maken we deze test. We merken dat in de praktijk de resultaten nog weleens verschillen, ook met identieke scanners en systemen. Het is daarom belangrijk om deze test bij al uw scanners uit te voeren.

1.Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
2. Open Kladblok of Word. DUS NIET TESTEN IN UW AIS!
3. Scan onderstaande code:

Als de test succesvol is leest u: 0001234567. VWXYZ-vwxyz. Test_al_uw/scanners

Aangepaste alert codes EMVO

Vorige week zijn door EMVO de alerts voorzien van een nieuwe omschrijving. Dit op verzoek van de OBP’s om duidelijker te maken waarom een alert is gegenereerd. Alleen de onderstaande beschrijvingen zijn veranderd, de overige alerts zijn ongewijzigd. We zetten ze voor u op een rijtje:

New NMVS Return Code from affected systems New NMVS Return Code Description from affected systems Previous NMVS Return Code from affected systems Previous NMVS Return Code Description from affected systems
NMVS_FE_LOT_12 Expiry date does not match the date held in the NMVS. #A52 Expiry Date Mismatch
NMVS_NC_PC_02 Unknown serial number. #A3 Pack Not Found
NMVS_FE_LOT_03 Failed to find a batch for the given data. #A2 Batch Not Found
NMVS_NC_PCK_20 Defined timeframe between setting this property and the undo was exceeded. #A4 Time Limit Exceeded
NMVS_NC_PCK_21 Undo can only be executed by the same user who previously set the attribute. #A5 Attempted Undo by Different Party

Interface v2.0 stopt

Er gaat de komende tijd nog meer veranderen ‘aan de achterkant’. Voor AIS-leveranciers is het belangrijk om te weten dat de 2.0-versie van de interface met het EMVS wordt uitgefaseerd. Velen hebben dat al gedaan, op een enkele plek wordt deze interface nog gebruikt. Mocht dat bij u nog zo zijn dan neemt de NMVO binnenkort contact met u op om samen aan een oplossing te werken.

NCA rapportage

Binnenkort is de verplichte aansluiting van de NCA, de National Competent Authority op het NMVS een feit. De IGJ is voor Nederland de NCA en kan dit najaar volgens de bevoegdheden die voortvloeien uit het FMD zelfstandig uit het systeem rapportages opvragen. Die gaan ondermeer over het aantal aanmeldingen, het gebruik van het NMVS  en de hoeveelheden en locaties van de alerts. Uiteraard kan de IGJ in het geval van een mogelijke vervalsing de benodigde systeemdata in de vorm van een pack audit trail inzien.

Performance issues

Sommige deelnemers die vooral in de nacht actief zijn hebben de laatste weken gemerkt dat het systeem gedurende de nacht steeds trager reageerde. De NMVO heeft deze klachten verzameld en neergelegd bij de leverancier. Na ons eigen onderzoek bleek al snel dat Nederland niet het enige getroffen land was. We hebben daarom aangedrongen op een snelle oplossing. Tijdelijk is het systeem dagelijks herstart. Door de duale inrichting op twee locaties  heeft u daar niets van gemerkt. Eind deze week worden na het succesvol afsluiten van de testfase de eerste emergency fixes uitgerold en is het probleem definitief opgelost.

Uitgelicht: voorkom dubbel scannen in Central filling

Centrall fill-verpakkingen worden in de central fill-apotheek gescand en afgemeld. Als deze verpakkingen in de apotheek opnieuw worden gescand, geeft dit een foutmelding. Na het einde van de soft launch op 1 oktober moet elke alert worden onderzocht voordat het product verder gedistribueerd wordt. Voorkom daarom het dubbel scannen van central fill-verpakkingen in de apotheek en bespaar uzelf de tijd en moeite van het melden van een alert.

Uitnodiging Skype update

Op donderdag 5 september 13:00-14:00 organiseert NMVO een webinar.

NMVO nodigt alle organisaties die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd uit voor dit webinar. Het webinar heeft als doel de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’, en de mogelijkheid te bieden voor deelnemers om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business.

English:

Only 5 weeks left until the end of the soft launch: again many scans but still too many errors. Therefore test all your scanners with our test code. And further: software update NMVS, tips for central filling and invitation webinar 5 September.

Almost two million scans in a week

In week 34, a total of 1695 pharmacies together scanned 1.8 million times one or more 2D codes. That means that every day hundreds of thousands of prescription medicines in the legal distribution chain are checked for their authenticity and safety. Although the introduction of the system is still a major task for the chain, major steps have already been taken. The priority until the end of the soft launch is to reduce the number of false alerts. That is why we repeat the scanner test from the previous newsletter.

2D test code

Last week we placed the first test code. This week we have a new 2D data matrix to test your scanners. Partly based on your feedback, we make this test. We notice that in practice the results sometimes differ, even with identical scanners and systems. It is therefore important to perform this test on all your scanners.

1.Check whether the scanner is connected to the computer on which you are testing.
2. Open Notepad or Word. SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!
3. Scan the code below:

If the test is successful, you will read: 0001234567. VWXYZ-vwxyz. Test_al_uw/scanners


Amended EMVO alert codes

Last week EMVO provided some alerts with a new description after a request made by OBPs to clarify why an alert was generated. Only the descriptions below have changed, the other alerts are unchanged.

New NMVS Return Code from affected systems New NMVS Return Code Description from affected systems Previous NMVS Return Code from affected systems Previous NMVS Return Code Description from affected systems
NMVS_FE_LOT_12 Expiry date does not match the date held in the NMVS. #A52 Expiry Date Mismatch
NMVS_NC_PC_02 Unknown serial number. #A3 Pack Not Found
NMVS_FE_LOT_03 Failed to find a batch for the given data. #A2 Batch Not Found
NMVS_NC_PCK_20 Defined timeframe between setting this property and the undo was exceeded. #A4 Time Limit Exceeded
NMVS_NC_PCK_21 Undo can only be executed by the same user who previously set the attribute. #A5 Attempted Undo by Different Party

Interface v2.0 stops

In the coming period, more will change “at the back”. For AIS suppliers it is important to know that the 2.0 version of the interface with the EMVS is being phased out. Many have already done that, but sometimes this interface is still used. If that is still the case, NMVO will contact you shortly to work together on a solution.

NCA reporting

The mandatory connection of the NCA, the National Competent Authority to the NMVS, will soon be a fact. The IGJ is the NCA for the Netherlands and can request reports from the system independently in accordance with the competences arising from the FMD. These concern, among others, the number of registrations, the use of the NMVS and the quantities and locations of the alerts. Of course, in the event of a possible falsification, the IGJ can view the required system data in the form of a pack audit trail.

Performance issues

Some participants who are mainly active during the night have recently noticed that the system reacted slower during the night. NMVO has collected these complaints and has deposited them with our supplier. Soon after our own investigation, it turned out that the Netherlands was not the only affected country. We have therefore called for a rapid solution. The system has temporarily been restarted daily. You have not noticed anything because of the dual layout at two locations. At the end of this week, after the successful completion of the test phase, the first emergency fixes will be rolled out and the problem will be definitively resolved.

Highlighted: avoid double scanning in Central filling

Centrall fill packages are scanned and signed off at the central fill pharmacy. If these packages are rescanned in the pharmacy, this gives an error message. After the end of the soft launch on October 1, each alert must be investigated before the product is further distributed. Therefore, avoid double scanning of central fill packages in the pharmacy and save yourself the time and effort of reporting an alert.

Invitation to Skype update

NMVO organises a webinar on Thursday 5 September 13:00-14:00.

NMVO invites all organisations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organisation you represent. A maximum of two people can participate per organisation. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business.

Nieuwsbrief 21 augustus 2019: sterke toename van gebruik NMVS, test uw scanner en uitnodiging Skypesessie

Nog 6 weken te gaan tot het einde van de soft launch. In deze nieuwsbrief leest u meer over: sterke toename van gebruik NMVS, test uw scanner en uitnodiging Skypesessie (English below).

Sterke toename gebruik NMVS

Zes maanden na de ingebruikname van het NMVS, is het overgrote deel van de fabrikanten, groothandels en apotheekhoudenden aangesloten op het systeem. Het aantal producten in het NMVS is gestaag gegroeid naar 105 miljoen. Ook blijkt uit het aantal scans dat apotheken en groothandels het scannen steeds meer in werkprocessen integreren. Reeds honderden apotheken scannen veelvuldig en consequent. De afgelopen week kwamen we voor het eerst dicht in de buurt van de drie miljoen scans.

Hoe meer er wordt gescand, hoe meer het eigen succespercentage omhoog gaat. Daarnaast krijgt de NMVO ook steeds beter inzicht in onjuiste alerts en hoe we deze samen kunnen voorkomen. Voor de zomer zat het alertpercentage rond de 10%, de afgelopen week rond de 5% en we zien dat het aantal alerts steeds verder daalt. Dat moet ook, want het elimineren van false positives zorgt voor een stabiele geneesmiddelenvoorziening na 1 oktober.

Uitgelicht: test uw scanner

Uit analyse blijkt dat veel alerts voortkomen uit onjuiste configuratie van scanapparatuur. Meer dan de helft van de FMD alerts wordt daardoor gegenereerd. De scanner is niet hoofdlettergevoelig, maakt door een verkeerde configuratie van een Y een Z of leest het serienummer niet volledig. Is uw scanner juist afgestemd? Test deze via onderstaande test.

Scannertest:

  1. Controleer of de scanner is aangesloten op de computer waarop u gaat testen.
    2. Open Kladblok of Word (DUS NIET TESTEN IN UW AIS!)
    3. Scan onderstaande code:

Als de scanner geschikt is, verschijnt deze tekst in kladblok of Word: “HOOFDLETTERS en kleine letters. Komt de Y voor de Z?”

Ziet u deze zin zo verschijnen? Dan sluit u bijna alle scanfouten uit. Krijgt u een verkeerd resultaat? Raadpleeg bij configuratieproblemen de instructies van uw softwareleverancier of neem contact op met de leverancier van de scanner.

Uitnodiging Skype update

Op donderdag 5 september 13:00-14:00 organiseert NMVO een webinar.

NMVO nodigt alle organisaties die als deelnemer van de stichting NMVO zijn geregistreerd uit voor dit webinar. Het webinar heeft als doel om de deelnemers van de stichting NMVO te informeren over de voortgang van het Nederlandse NMVS, mede met het oog op het naderende einde van de ‘soft launch’, en de mogelijkheid te bieden voor deelnemers om vragen te stellen. Indien u nog geen deelnemer bent van de Stichting NMVO, kunt u zich hier registreren.

Aanmelden voor het webinar kan door een mail te sturen naar info@nmvo.nl. Vermeld in de e-mail welke organisatie u vertegenwoordigt. Per organisatie kunnen maximaal twee personen deelnemen. Voorafgaand aan het webinar ontvangt u een uitnodiging waarmee u kunt deelnemen via Skype for business.

 

English:

Only 6 weeks left until the end of the soft launch: Strong increase in NMVS use, test your scanner and invitation to Skype session.

Strong increase in use of NMVS

Six months after the commissioning of the NMVS, the vast majority of manufacturers, wholesalers and pharmacists are connected to the system. The number of products in the NMVS has steadily grown to 105 million. The number of scans also shows that pharmacies and wholesalers are increasingly integrating scanning into work processes. Hundreds of pharmacies already scan frequently and consistently. Last week we came close to three million scans for the first time.

The more scans, the higher your own conversion rate. In addition, the NMVO also gains better insight into incorrect alerts and how we can prevent them together. The alert rate for the summer was around 10%. Thanks to the efforts of the entire chain, the alert percentage has now been halved to 5% and the number of alerts is constantly falling. This is necessary because the elimination of false positives ensures a stable supply of medicines after 1 October.

Highlighted: test your scanner

Analysis shows that many alerts come from incorrect configuration of scanning equipment. More than half of the FMD alerts are generated by this. The scanner is not case sensitive, replaces an Y for a Z due to incorrect configuration or does not read the serial number at all. Is your scanner installed correctly? Do the test:

Scanner test:
1. Make sure the scanner is connected to the computer you are testing.
2. Open Notepad or Word (SO DO NOT TEST IN YOUR AIS!)
3. Scan the code below:

If the scanner is suitable, this text will appear in notepad or Word: “‘HOOFDLETTERS en kleine letters. Komt de Y voor de Z?”?

If this sentence appears, you exclude almost all scanning errors. Are you getting the wrong result? For configuration problems, consult the instructions from your software supplier or contact the supplier of the scanner.

Invitation to Skype update

NMVO organizes a webinar on Thursday 5 September 13:00-14:00.

NMVO invites all organizations that are registered as ‘participant’ of the NMVO foundation to this webinar. The aim of the webinar is to inform the participants of the NMVO foundation about the progress of the Dutch NMVS, also with respect to the approaching end of the “soft launch”, and to offer participants the opportunity to ask questions. If you are not yet a member of the NMVO Foundation, you can register here.

You can register for the webinar by sending an email to info@nmvo.nl. Indicate in the e-mail which organization you represent. A maximum of two people can participate per organization. Prior to the webinar you will receive an invitation with which you can participate via Skype for business.