Status van een pakje

Iedere medicijnverpakking die op de markt wordt gebracht, wordt door de MAH (registratiehouder) in het NMVS gezet. Een pakje kan 2 statussen hebben: ‘active’ of ‘in-active’. Als een pakje de status in-active heeft, dan heeft het pakje ook een sub-status, bijvoorbeeld ‘supplied’, ‘exported’, ‘locked’, ‘recalled’, ‘stolen’ of ‘expired’.

 

Een groothandel moet verpakkingen risicogestuurd verifiëren. Het verifiëren van een pakje houdt in dat de huidige status van het pakje wordt opgevraagd (active of in-active). Ook een apotheek kan de status van een pakje opvragen middels een verificatie. Hiermee kan de apotheek kijken of een pakje active of in-active is.

 

De status van een pakje kan gewijzigd worden door een actie uit te voeren op het pakje. Een actie is bijvoorbeeld het doen van een ‘dispense’, ‘export’, ‘stolen’ of ‘lock’. De meest gebruikte statusverandering is ‘dispense’. Hierbij verandert de sub-status van het pakje naar ‘supplied’: dit houdt in dat een apotheker de status van een pakje wijzigt van ‘active’ naar ‘inactive’ als het pakje op naam van de patiënt wordt gezet of aan de patiënt wordt overhandigd.

 

Oorzaken van alerts

Een alert is een waarschuwing van het systeem dat er sprake is van een mogelijke vervalsing. De meestvoorkomende redenen van een alert zijn:

1. Scannerproblemen

Bij scannerproblemen kan het systeem de gescande code niet vinden. Deze alert wordt in een groot gedeelte van de gevallen veroorzaakt door verkeerde instellingen van de scanner in de apotheek. Daarom is het belangrijk dat in de apotheek alle scanners goed zijn ingesteld. U kunt binnen enkele minuten controleren of uw scanner goed is ingesteld en deze indien nodig opnieuw instellen met onze scannertools. Kijk voor meer informatie op onze pagina over scannerproblemen.

2. Dubbele afmelding: het pakje dat wordt afgemeld is al een keer afgemeld

Een pakje dat wordt afgemeld, is al een keer afgemeld. Dit wordt een ‘dubbele afmelding’ genoemd. De tweede afmelding zorgt voor een alert.

Dubbele afmeldingen ontstaan door de volgende oorzaken:

  1. Oorzaak: U maakt gebruik van Central filling en de klant heeft de verpakking niet opgehaald. Deze pakjes zijn al afgemeld door de Central Filling apotheek. Pakjes die niet worden afgehaald gaan terug de voorraad in van de apotheek en worden vervolgens nogmaals afgemeld.
    • Oplossing: U dient deze pakjes te markeren. Bij aflevering van het pakje aan de patiënt danwel de bereiding van het recept dient u geen FMD-scan te laten plaatsvinden op deze verpakking (een ‘verificatie’ doen is nog wel mogelijk). De werkwijze is per apothekersinformatiesysteem verschillend: u kunt uw AIS-leverancier vragen om hulp om deze alerts te voorkomen
  2. Oorzaak: U maakt gebruik van Smart filling en de klant heeft de verpakking niet opgehaald. Deze pakjes zijn al afgemeld door het Smart filling systeem. Pakjes die niet worden afgehaald gaan terug de voorraad in van de apotheek en worden vervolgens nogmaals afgemeld.
    • Oplossing 1: U maakt de afmelding in het smart filling systeem ongedaan. Dit doet u door een G121 transactie uit te voeren in het smart filling systeem binnen 10 dagen na de eerste afmelding. Met deze actie zet u de status van het doosje van ‘inactive’ weer naar ‘active’: u kunt het product nu hergebruiken en in uw ladekast plaatsen.
    • Oplossing 2: Als u het betreffende doosje verplaatst naar een ladekast die met een ander systeem wordt beheerd (bijvoorbeeld door uw AIS), dan heeft het doosje nog de afgemelde status. U dient deze pakjes te markeren. Bij aflevering van het pakje aan de patiënt danwel de bereiding van het recept dient u geen FMD-scan te laten plaatsvinden op deze verpakking (een ‘verificatie’ doen is nog wel mogelijk). De werkwijze is per apothekersinformatiesysteem verschillend: u kunt uw AIS-leverancier vragen om hulp om deze alerts te voorkomen
  3. Oorzaak: er is sprake van intercollegiale verstrekking. U heeft een verpakking overgenomen van een andere apotheek. De verpakking is reeds afgemeld door de eerste apotheker en wordt door u vervolgens nogmaals afgemeld.
    • Oplossing: Overeenkomstig de Geneesmiddelenwet, is het onderling uitwisselen/aan elkaar leveren van geneesmiddelen niet toegestaanSoms wordt op deze regel een uitzondering gemaakt door IGJ. Indien er sprake is van een uitzondering, dan zullen de betrokken apothekers onderling afspraken moeten maken over door welke apotheek de verpakking afgemeld wordt.

In het algemeen is het van belang dat u erop let dat u verpakkingen die al een eerste keer zijn afgemeld, eerst weer opnieuw aanmeldt –binnen 10 dagen!– als u ze nog wilt gebruiken. Let erop dat aanmelden alleen kan gebeuren met de aansluiting/in het systeem waarmee is afgemeld. Vervolgens kunt met een andere aansluiting/in een ander systeem de verpakking afmelden zonder een onnodige alert te veroorzaken.

Overige technische of logistieke oorzaken van alerts

Veelvoorkomende oorzaken van overige alerts zijn:

  1. U scant een medicijn dat niet FMD-plichtig is. In het systeem staan alleen medicijnen die FMD-plichtig zijn en andere medicijnen geven dus een alert. Let erop dat u alleen FMD-plichtige medicijnen scant.
  2. Een verpakking wordt voor een tweede keer gescand, heel snel na de eerste keer scannen. Dit veroorzaakt een alert. Vermijd het per ongeluk dubbel scannen van een verpakking.
  3. De medicijnverpakking die bekend is in het systeem heeft een andere vervaldatum dan het pakje dat wordt gescand. Dit veroorzaakt een alert. Neem bij deze fout contact op met NMVO.
  4. Er is een algemene fout geconstateerd (dit heeft verschillende oorzaken, bijvoorbeeld verkeerde rechten in het NVMS). Neem bij deze fout contact op met NMVO.
  5. Er kan geen verbinding worden gemaakt met het NMVS (doordat bijvoorbeeld het wachtwoord is verlopen). Neem bij deze fout contact op met NMVO.
  6. Het systeem is niet beschikbaar. Controleer op onze website of het systeem een storing heeft en volg de aanwijzingen op de website op.
  7. De MAH heeft de pakjes na productie niet in het systeem gezet, waardoor het pakje niet herkend wordt door het systeem. Een MAH dient alle batches en alle pakjes te uploaden in het systeem.

 

Wilt u weten wat de oorzaak is van de alert? Let dan goed op de welke melding uw systeem geeft (de ‘returncode’) als de verpakking wordt gescand. Raadpleeg daarvoor de meest voorkomende returncodes. Mocht u niet begrijpen waarom deze alerts ontstaan en u wilt hierover meer informatie, neem dan contact met ons op.

 

Ten slotte geldt dat de alert ook kan duiden op een mogelijke vervalsing. De apotheek vertrouwt hierbij op het ‘niet-pluis’gevoel.

Wat doet u als u een alert in uw scherm krijgt?

Er kunnen verschillende alerts op het scherm verschijnen op het moment dat de verpakking in de apotheek wordt gescand. U dient altijd in overleg te gaan met de apotheker als dit gebeurt. Die kan bepalen of het geneesmiddel overhandigd kan worden aan patiënt: het kan immer een vervalsing zijn. Bij twijfel neemt u contact op met NMVO (support@nmvo.nl)

Bij regelmatig voorkomende alerts is het van belang dat u achterhaalt wat de technische of logistieke oorzaak is van de alert om te voorkomen dat dit vaker voorkomt.

In alle gevallen geldt: als u een vermoeden heeft dat de medicijnverpakking vervalst is, volg dan de aanwijzingen van IGJ op om dit vermoeden te melden.

Persoonlijke rapportage voor apothekers

Bent u apotheekhoudende? Dan ontvangt u automatisch een maandelijkse rapportage over de alerts in uw apotheek. Heeft u deze niet ontvangen? Neem dan contact met ons op en gebruik als subject ‘automatische rapportage’.

Belangrijkste returncodes

NMVS_FE_LOT_03 – Failed to find a batch for the given data

De verpakking is niet bekend in het NMVS: zowel het batch id als serienummer zijn onbekend.

Mogelijke oorzaak
  1. Het betreft een batch welke mogelijk is vervalst. Dit moet verder onderzocht worden.
  2. Een foutief batch id is doorgestuurd. Dit kan te wijten zijn aan een foute handmatige invoer, een scannerprobleem of andere technische oorzaak. Het is belangrijk na te gaan of de informatie van de scan gelijk is aan de informatie op het pakje.
  3. De gegevens van de batch zijn niet door de fabrikant in het NMVS gezet. In dat geval zal de NMVO meerdere alerts van dit type voor de batch ontvangen en contact opnemen met de fabrikant om de gegevens meteen te uploaden.

NMVS_FE_LOT_12 – Expiry date does not match the date held in the NMVS

Vervaldatum is niet correct

 

Mogelijke oorzaken
  1. De verstuurde vervaldatum komt overeen met de vervaldatum in de 2D-matrixcode. In dat geval betreft het mogelijk een vervalsing en moet dit verder onderzocht worden (tenzij punt 3 of 4 hieronder van toepassing is).
  2. Er werd een foute vervaldatum doorgezonden. Dit kan te wijten zijn aan een handmatige invoer, een leesfout door de scanner of een probleem in de NMVS-module van de gebruiker. Het is belangrijk na te gaan of de informatie van de scan gelijk is aan de informatie op het pakje.
  3. De fabrikant heeft een foute vervaldatum in de 2D matrix code gezet. In dit geval is de verpakking niet conform de eisen en dient de gewoonlijke procedure voor dit soort gevallen gevolgd worden.
  4. De fabrikant heeft een verkeerde vervaldatum in het NMVS-systeem gezet. In dat geval zal de NMVO meerdere alerts van hetzelfde type ontvangen. De NMVO zal contact opnemen met de fabrikant.

NMVS_FE_LOT_13 – The batch ID does not match the serial number in the NMVS

Het serienummer staat in het NMVS, maar onder een ander batch ID

Mogelijke oorzaken
  1. Het betreft inderdaad een batch die niet bestaat. In dat geval bestaat de kans dat het inderdaad om een vervalsing gaat. Dit moet verder onderzocht worden
  2. Een foutief batch id is doorgestuurd. Dit kan te wijten zijn aan een foutieve handmatige invoer, een scannerfout of een probleem in de FMD-module van de gebruiker. Het is belangrijk na te gaan of de informatie van de scan gelijk is aan de informatie op het pakje.

NMVS_NC_PCK_19 – Property is already set on pack

De verpakking is reeds afgemeld

Mogelijke oorzaken
  1. De verpakking is eerder op de locatie zelf al afgemeld (deelrecept)
  2. De verpakking is eerder afgemeld door een Centrall fill apotheek / andere NMVS-aansluiting in uw apotheek (bijvoorbeeld door een fillersysteem)
  3. De verpakking is eerder afgemeld, maar u kunt dit niet plaatsen. De verpakking kan mogelijk vervalst zijn

NMVS_NC_PCK_20 – Defined timeframe between setting this property and the undo was exceeded

De periode van 10 dagen (240 uur) van her-aanmelden is verlopen

 

Mogelijke oorzaken

U probeert een verpakking opnieuw aan te melden, maar de termijn van 10 dagen (240 uur) is verstreken.

NMVS_NC_PCK_21 – Undo can only be executed by the same user who previously set the attribute

Ongedaan maken van een actie kan alleen door dezelfde gebruiker die eerder de actie heeft uigevoerd.

 

Mogelijke oorzaken
  1. U probeert een pakje dat al is afgemeld door een andere gebruiker (bijvoorbeeld een andere apotheek) af te melden. Het pakje is al inactief. Neem contact op met de andere gebruiker om dit te verifiëren.
  2. Dit is mogelijk een vervalsing waarbij twee verpakkingen met dezelfde unieke code op de markt zijn waarvan één de vervalsing is

NMVS_NC_PCK_22 – Pack is already inactive

Pakje is al inactief (afgemeld)

 

Mogelijke oorzaak

De verpakking is eerder afgemeld. Dit betreft een mogelijke vervalsing.

NMVS_NC_PCK_23 – Resetting of the property via double scan is registered

Dubbele scan wordt geregistreerd

 

Mogelijke oorzaak

De verpakking is eerder al gescand door dezelfde gebruiker

NMVS_FE_AU_02 – The user is locked, login is not possible

Gebruiker is geblokkeerd, inloggen is niet mogelijk

 

Mogelijke oorzaak

Het wachtwoord is verlopen en het foutieve wachtwoord is meerdere malen ingevoerd.

NMVS_FE_AU_03 – A general infringement was found

Er is een algemene rechten issue

 

Mogelijke oorzaak

De gebruiker heeft niet de juiste rechten om deze actie uit te voeren. Neem hiervoor contact op met NMVO (support@nmvo.nl).

NMVS_FE_AU_11 – The entered password is either expired or an initial password

Het ingevoerde wachtwoord is verlopen of het is een initieel wachtwoord.

 

Mogelijke oorzaak

Het ingevoerde wachtwoord is verlopen of het is een initieel wachtwoord. Vernieuw uw wachtwoord a.u.b.

NMVS_NC_PC_01 – unknown product code

Onbekende product code

 

Mogelijke oorzaak

De product code is niet bekend in het NMVS. Dit betreft mogelijk een bereiding of een ander niet-FMD-plichtig medicijn.

NMVS_NC_PC_02 – unknown serial number

Onbekend serienummer

Mogelijke oorzaken
  1. Het betreft een serienummer welke niet bestaat onder de batch. In dat geval bestaat de kans dat het inderdaad om een vervalsing gaat. Dit moet verder onderzocht worden.
  2. Door een technische oorzaak is een foutief serienummer naar het NMVS gestuurd. Dit kan te wijten zijn aan een foutief handmatige invoer, een foutieve lezing door de scanner, of een probleem in de FMD-module in het AIS. Het is belangrijk om na te gaan of het gescande serienummer gelijk is met het serienummer op de verpakking.
  3. De fabrikant heeft niet de gehele batch in het NMVS geladen (door een technische oorzaak). Neem hiervoor contact op met de NMVO (support@nmvo.nl).

NMVS_TE_REQ_01 – system unavailable

Het systeem is niet beschikbaar.

 

Mogelijke oorzaak

Het systeem is tijdelijk niet beschikbaar. Probeer het later nog eens.